Il vantaggio principale è la significativa riduzione dei costi del canone fisso e delle tariffe telefoniche. Spesso, tali costi sono molto elevati (specialmente su lunghe distanze), dato che i costi di installazione, gestione, e manutenzione delle infrastrutture sono a carico delle aziende. Nel caso delle VoIP, questi cosi sono invece a carico dei VoIP provider.

Un centralino VoIP offre funzionalità quali fax, voicemail, e risponditore automatico come un tipico centralino, ma non solo. Un centralino virtuale PBX offre funzioni avanzate quali un assistente vocale, code di attesa, inoltro chiamate da applicazione, visibilità dello status dei colleghi, registrazione chiamate, videoconferenze, messaggistica interna con colleghi, o con i visitatori del sito e gestione semplificata degli interni e dei messaggi di segreteria.

La tecnologia PBX permette di fare leva su risorse di rete preesistenti, ciò significa che non sono necessarie sostituzioni hardware nel caso di future installazioni di nuovi dispositivi.
Una rete aziendale può essere anche dislocata su uffici sparsi nel territorio, collegati solo tramite l’infrastruttura di rete.
Ciò significa, che oltre alla possibilità di effettuare e ricevere chiamate da telefono wi-fi fisso, la tecnologia VoIP consente di lavorare da PC, laptop e smartphone da infrastrutture remote grazie all’utilizzo di applicativi.